Phần mềm quản lý đặt phòng họp trong số hóa quy trình

Dự án phần mềm quản lý đặt phòng họp là dự án nằm trong khối phần mềm E-Office mà tôi đã từng thực hiện cho một công ty sản xuất. Tôi đã thực hiện số hóa một số quy trình tại công ty này để giảm bớt công việc và linh động làm việc hơn cho khối nhân sự văn phòng.

Thật vậy, nếu bạn tìm được bài viết này của tôi thì chắc bạn cũng đang quan tâm về vấn đề quản lý phòng họp làm sao cho hiệu quả mà không phải tốn nhiều thời gian và công sức phải không!

Dự án của tôi giúp quản lý đặt phòng họp bằng phần mềm thay vì làm thủ công

Tôi đã từng chứng kiến các anh chị phòng nhân sự hàng ngày phải liên tục nhận cuộc gọi từ các thành viên phòng ban khác, sau đó nhập liệu thủ công các lịch đặt bằng file excel để rà soát. Và cứ mỗi ngày như thế khiến công việc của anh chị khá nhàm chán, mất nhiều thời gian để xử lý.

Chính vì vậy công ty của họ đã thuê tôi viết một số chức năng, trong đó có phần mềm quản lý phòng họp để số hóa “dần dần” các quy trình trong công ty, đây là một việc làm mà mọi doanh nghiệp hiện nay đều phải làm trong thời đại số.

Lợi ích mà dự án phần mềm quản lý đặt phòng họp của tôi mang lại cho doanh nghiệp điều gì?

• Giải quyết được việc đặt phòng họp khá khó khăn, không phải mất nhiều thời gian, việc tìm kiếm và báo cáo sẽ trực quan hơn cho người đặt và cả người quản lý.
• Việc đặt phòng sẽ diễn ra tức thời hơn, không cần phải nhấc máy gọi cho người quản lý phòng họp để hỏi tình trạng phòng ốc thế nào.
• Chỉ một vài thao tác đơn giản như: chọn phòng, thời gian, tạo tiêu đề và mô tả, thêm thành viên tham gia là đã có thể đăng ký xong một phòng họp rồi.
• Chỉ bao nhiêu đó thôi, tuy chỉ là một module phần mềm nhỏ thôi nhưng giúp ích được rất nhiều cho phòng nhân sự, việc quản lý phòng họp sẽ hiệu quả và nhanh chóng.

Quy trình quản lý phòng họp trên phần mềm như thế nào?

Đầu tiên để sử dụng được tính năng này thì cần phải khai báo quyền, bao gồm quyền được sử dụng tính năng đặt phòng họp và tính năng phê duyệt.

Tiếp đến là tạo tài nguyên phòng họp (resource): ví dụ ở chi nhánh Hồ Chí Minh có 2 văn phòng, mỗi văn phòng có bao nhiêu phòng họp thì phải khai báo dữ liệu gốc (masterdata) cho nó trước.

Tiếp đến ta bắt đầu tới quy trình đặt và sử dụng phòng họp trên phần mềm

Khi người sử dụng có nhu cầu sử dụng phòng họp thì vào menu Đặt phòng họp > Đăng ký phòng họp.

Xuất hiện màn hình: ở màn hình này sẽ hiển thị cho chúng ta về tình trạng của một văn phòng theo chi nhánh.

Để đặt phòng họp chúng ta sẽ tiến hành chọn tài nguyên.

Chọn tài nguyên xong, màn hình sẽ tiếp tục hiển thị tình trạng sử dụng phòng họp theo tài nguyên đó. Để đặt phòng họp chúng ta sẽ kéo chuột để chọn khoảng thời gian mong muốn đặt.

Màn hình tạo lịch đặt xuất hiện, chúng ta nhập đầy đủ thông tin bao gồm các trường như hình bên dưới.

Sau khi nhập xong thông tin, bấm nút Đặt phòng họp để tiến hành lưu thông tin.

Bước tiếp theo: người được cấu hình phê duyệt cho lịch đặt phòng họp sẽ nhận được email thông báo và vào chức năng phê duyệt để tiến hành duyệt lịch đặt cho người dùng.

Sau khi duyệt xong, người sử dụng sẽ nhận được email thông báo đã được phê duyệt và bắt đầu được sử dụng phòng họp theo đúng thông tin đã đặt.

Ở trên là một vài hình ảnh minh họa cho phần mềm quản lý đặt phòng họp, còn rất nhiều màn hình khác chưa được liệt kê ở bài viết này để phục vụ cho tính năng này nữa.

Hiện tại vẫn chưa có phần mềm quản lý phòng họp miễn phí cho nên các anh chị hoặc Quý doanh nghiệp đang có nhu cầu sử dụng tính năng này cho công ty của mình thì có thể liên hệ em để được tư vấn mua và sử dụng.

Bên em chuyên nhận các dự án lập trình, thiết kế website và đồng hành cùng các anh chị trong toàn bộ quy trình: từ khâu thiết kế, lập trình cho đến hỗ trợ, bảo hành lâu dài về sau ạ.

Cuối cùng, xin rất cám ơn các anh chị đã “ráng” đọc tới tận đây để xem qua dự án này của em.